HALKLA İLİŞKİLER MÜDÜRLÜĞÜ ESENYURT BELEDİYESİ

HALKLA İLİŞKİLER MÜDÜRLÜĞÜ

GÜVEN DAĞISTAN

Zafer Mahallesi Doğan Araslı Bulvarı No:79 ESENYURT / İSTANBUL

Telefon :4440411

Fax :0212 622 03 99

Dahili :İstek Şikayet: 1034 - 1131 - 1207 - Halkla İlişkiler Şefi: 1411

Mail :halklailiskiler@esenyurt.bel.tr

Halkla İlişkiler Müdürlüğü 5393 sayılı Belediye Kanununun 48'nci maddesi ve 22.02.2007 tarihli, Esenyurt Belediye Meclisinin 04.06.2007 tarih ve 110 sayılı kararı gereğince kurulmuştur

Talep ve Şikayet Bildirimleri ( Şahsen, Telefon, Eposta ) Geri Dönüş Sağlanması

Bimer Müracaatlarını Kayıt-Takip-Sonuçlandırma

Bilgi Edinme Müracaatlarını Kayıt-Takip-Sonuçlandırma

Kurumumuz Ziyaretçilerine Refakat

Kurumumuza Gelen Vatandaşların İşlemlerini Gerçekleştirmesine Yardımcı Olmak

Kurum Ziyaretçilerini Yönlendirme ve Bilgilendirme

Halk Günleri

T.C.

ESENYURT BELEDİYE BAŞKANLIĞI

HALKLA İLİŞKİLER MÜDÜRLÜĞÜ

GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

 

BİRİNCİ  BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Hukuki Dayanak ve Tanımlar

 

Amaç

MADDE 1: (1) Bu yönetmeliğin amacı Halkla İlişkiler Müdürlüğü’nün görev alanını, sorumluluk ve yetkilerini, görevlerin yerine getirilişi ve yetkilerin kullanımında başvurulacak yöntemleri belirlemektir.

 

Kapsam

MADDE 2: (1) Bu yönetmelik, Esenyurt Belediye Başkanlığı Halkla İlişkiler  Müdürlüğünün  kuruluş, görev ve esasları ile Müdür ve diğer personelin görev, yetki ve sorumluluk alanlarını kapsar.

 

Hukuki dayanak

MADDE 3: (1) Halkla İlişkiler Müdürlüğü, 5393 sayılı Belediye kanunu ve diğer ilgili mevzuat hükümlerine istinaden hazırlanmıştır.

 

Tanımlar

MADDE 4:  (1) Bu yönetmeliğin uygulanmasında;

a)    Belediye                         : Esenyurt Belediyesini,

b)    Başkan                           : Esenyurt Belediye Başkanını,

c)     Başkan Yardımcısı        : Belediye başkanı tarafından konuyla ilgili olarak                                                   görevlendirilen Esenyurt Belediye Başkan Yardımcısını,

d)    Birim                               : Halkla İlişkiler Müdürlüğünü,

e)     Müdür                             : Birim müdürünü veya müdür vekilini ve sadece verilen yetkiyi

                                                kullandığı alanlara münhasır olmak üzere müdür tarafından                                                                                  verilen imza yetkisini kullananları,

f)     Şef                                   : Halkla İlişkiler Müdürlüğünde kadrolu şefi,

g)    Personel                          : Müdür ve şef tanımının dışındaki birim mensuplarını, ifade eder.

 

 

 

İKİNCİ BÖLÜM

Kuruluş ve Teşkilat

 

Kuruluş

MADDE 5:  (1) Halkla İlişkiler Müdürlüğü 5393 sayılı Belediye Kanununun 48nci maddesi ve 22.02.2007 tarihli, 26442 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren “Belediye ve Bağlı Kuruluşları İle Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke Ve Standartlarına Dair Yönetmelik” Hükümlerine dayanarak Esenyurt Belediye Meclisinin 10.03.2016 tarih ve 35 sayılı kararı gereğince kurulmuştur.

 

Teşkilat

MADDE 6: (1) Halkla İlişkiler Müdürlüğü İdari Teşkilatı Müdür, Şef ve büro personelinden oluşur.

(2) Müdürlüğe bağlı olarak Halkla İlişkiler Şefliği (bu şefliğe bağlı, Bilgi Edinme – BİMER-CİMER, Çağrı Merkezi, Karşılama ve Danışma birimleri bulunmaktadır), İdari İşler Şefliği bulunmaktadır.

(3) Şefliklerin ve Büroların sayı ve görevlerini belirlemede Müdür yetkilidir.

 

 

 

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Personelin Nitelikleri, Görev, Yetki ve Sorumlulukları

 

Personelin unvan ve nitelikleri

MADDE 7: (1) Halkla İlişkiler Müdürlüğüne atanacak personelin unvan ve nitelikleri aşağıdaki gibidir.

a) Halkla İlişkiler Müdürü: 657 Sayılı Kanunun atamaya ilişkin maddelerinde öngörülen ilkeler ve  “İl Özel İdareleri, Belediyeler ve İl Özel İdareleri ve Belediyelerin Kurdukları Birlik, Müessese ve İşletmeler İle Bunlara Bağlı Döner Sermayeli Kuruluşlardaki Memurların Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Esaslarına Dair Yönetmelik” hükümleri doğrultusunda atanır.

b) Şef : 657 Sayılı Kanunun atamaya ilişkin maddelerinde öngörülen ilkeler ve  “İl Özel İdareleri, Belediyeler ve İl Özel İdareleri ve Belediyelerin Kurdukları Birlik, Müessese ve İşletmeler İle Bunlara Bağlı Döner Sermayeli Kuruluşlardaki Memurların Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Esaslarına Dair Yönetmelik” hükümleri doğrultusunda atanır.

c) Memurlar : KPSS sınavı ile 657 Sayılı Kanunun atamaya ilişkin maddelerinde öngörülen ilkeler doğrultusunda atanır.

d) Sözleşmeli Personel: 5393 Sayılı Yasanın 49. Maddesine göre kadro karşılığı gösterilmek ve Sözleşme yapılmak suretiyle çalıştırılır.

 

Müdürün görev, yetki ve sorumlulukları

 

MADDE 8: (1) Halkla İlişkiler Müdürünün görev, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir.

 

a)  Halkla İlişkiler Müdürünün Görev ve Yetkileri  :

 

  1. Müdürlüğü Başkanlık huzurunda temsil etmek
  2. Emrinde çalıştırdığı personelin görev dağılımını yapmak
  3. Müdürlüğü sevk ve idare etmek
  4. Müdürlüğüne ait çalışmaları yazılı veya sözlü emirlerle yürütmek
  5. Stratejik planda belirtilen hedefleri gerçekleştirmek
  6. Stratejik plan ve 5018 sayılı kamu mali yönetimi kanunu çerçevesinde müdürlük bütçesini hazırlamak ve uygulamak
  7. Emrindeki personeli ihtisas ve becerilerine göre uygun birimlerde çalıştırmak, çalıştırdığı personelin denetim ve gözetimini yapmak
  8. Yasa, Tüzük ve yönetmenliklerle belediyeye verilen görevlerden yetkisi içinde olanların yapılmasını sağlamak ve bu konuda gerekli tedbirleri almak
  9. Müdürlüğünde görev yapan personelin sicil raporlarını doldurmak
  10. Harcama yetkilisi olarak 5018 sayılı yasaya uygun hareket etmek
  11. Belediye Meclisi ve Belediye Encümenince alınan kararları yerine getirmek
  12. Belediyedeki diğer Müdürlüklerle koordine sağlamak
  13. Müdürlüğünde görev yapan personelin yıllık izinlerini işleri aksatmayacak şekilde düzenlemek
  14. Müdürlüğün faaliyetleri ile ilgili hususlarda gerektiğinde Belediye Meclisine bilgi vermek
  15. Disiplin amiri olarak disiplin suçu işleyen personeline mevzuatta ön görülen disiplin cezalarını vermek ve yetkili mercilere bildirmek
  16. Kurum içi ve Kurum dışı yazışmalarda birinci derecede imza yetkilisidir
  17. Personelinin verimli olabilmesi için hizmet içi eğitimler düzenlemek
  18. Mer’i mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile Başkanlıkça verilen görevleri yerine getirmek.

 

b) Halkla İlişkiler Müdürünün Sorumlulukları: 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu, 5393 Sayılı Belediye Kanunu ve diğer Belediye Mevzuatının kendisine yüklediği görev ve yetkilerin yerinde ve zamanında kullanılmasından sorumludur.

 

Müdürlüğe bağlı Şeflikler, Bürolar  ve görevleri 

MADDE 9: (1) Şef, Müdürlük bünyesinde yapılan görev dağılımı çerçevesinde kanunlar, tüzükler, yönetmelikler, Başkanlık Genelge ve Bildirileri çerçevesinde, üst amirlerinin emirleri doğrultusunda işlerin mevzuata uygun, gecikmesiz ve eksiksiz olarak yürütülmesinde Müdürlük Makamına karşı tam yetkili ve sorumlu kişidir.

 

a) Bağlı Şeflikler (Bürolar) :

 

a) Halkla İlişkiler Şefliği:

1)       Belediyenin halkla ilişkiler hizmetlerini planlamak, uygulamak, uygulama aşamasından sonra gerekli değerlendirmeleri yaparak elde ettiği sonuçları diğer birimlere aktararak sonuçları takip etmek,

2)       Belediye çalışmaları hakkında halkı bilgilendirmek, halkın belediye yönetiminden olan talep ve başvurularını kabul ederek ilgili birimlere ulaştırmak, sonuçları takip etmek,

3)       Diğer  halkla ilişkiler uygulamaları alanındaki yenilikleri takip etmek bunlardan uygun olanlarının belediyemizde uygulanabilirliği konusunda araştırmalar yapmak, bu kapsamda çeşitli öneriler hazırlamak,

4)       Kurum içi iletişimi sağlamak,  kurum kimliğini ve aidiyeti oluşturmak amacıyla çalışmalar yapmak, iç haberleşmeye dair basılı materyaller yayınlamak,

5)       Gerekli hallerde halkla ilişkiler hizmetlerini yürütmek maksadıyla kamu veya özel kurum ve kuruluşlar ile alanında uzman kişilerden danışmanlık hizmeti satın almak,

6)       Halkla İlişkiler ve Yerel Yönetimler alanlarında, bilimsel toplantılar düzenlemek, bu alanda düzenlenen toplantılara katılmak ve bilimsel yayınlar yapmak,

7)       Kırk Üç Mahallemizi kapsayan Mahalle Meclisleri düzenlemek.

8)     4982 Sayılı kanun gereği kanunda yer alan istisnalar dışındaki her türlü bilgi veya belgeyi, Kanunda ve Yönetmelikte belirtilen esas ve usullere göre başvuranların yararlanmasına sunmak ve bilgi edinme başvurularını etkin, süratli ve doğru sonuçlandırmak üzere gerekli idari ve teknik tedbirleri almak.

9)  Bilgi Edinme Hakkı Kanunu, Başbakanlık İletişim Merkezi (BİMER) ve CİMER kapsamında yapılan başvuruları ilgili birimlere yönlendirerek zamanında ve doğru olarak sonuçlandırmak.

10) Çağrı Merkezi birimi, vatandaşların belediyemize yirmi dört saat boyunca ulaşabilmelerini sağlamak amacıyla üç vardiya halinde hizmet vermek,

11) Karşılama ve danışma birimi, belediye hizmet binasına gelen vatandaşları ilgili birimlere yönlendirmek veya refakat ederek iş ve işlemlerini kısa sürede yapmalarına yardımcı olmakla görevlidir.

 

 

b) İdari İşler Şefliği:

Müdürlüğün, resmi yazışmalarını, kayıtlarını, özlük işlerini, hak ediş ve ayniyatlarını yapmak.

 

Memurların görev yetki ve sorumlulukları: Müdürlük emrinde görevli memurlar, kendilerine verilen görevleri kanunlar, tüzükler, yönetmelikler, Başkanlık genelge ve bildirileri ile ilgili mevzuat çerçevesinde ve üst amirin emirleri doğrultusunda gecikmesiz ve eksiksiz olarak  yapmakla yükümlüdürler.

 

   

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Hizmet ve Görevlerin  İcrası, İşbirliği ve Koordinasyon

 

Hizmetlerin icrası

 

MADDE  10: (1) Halkla İlişkiler Müdürlüğündeki hizmetlerin icrası aşağıda gösterilmiştir.

a)       Görevin kabulü: Müdürlüğe gelen evrak bilgisayara işlenip zimmet defterine kaydedilerek ilgililerine verilir.

b)       Görevin planlanması:  Halkla İlişkiler  Müdürlüğündeki çalışmalar, Müdür ve Şef tarafından düzenlenen plan içerisinde yürütülür.

c)       Görevin İcrası:  Halkla İlişkiler  Müdürlüğü tüm personeli kendilerine verilen görevleri gereken özen ve süratle yapmak zorundadır.

 

 

 

İşbirliği ve koordinasyon

 

MADDE 11:

1) Belediye birimleri arasında ve birim içi işbirliği ve koordinasyon

a)        Halkla İlişkiler Müdürlüğü ile diğer birimler arasında ve birim içi koordinasyon  Müdür tarafından sağlanır.

b)       Halkla İlişkiler  Müdürlüğüne gelen tüm yazılar kayıt memurunda toplanır, konularına göre dosyalandıktan sonra Müdür’e verilir.

c)       Halkla İlişkiler Müdürü dosyadaki evrakları havale eder ve şefliklere iletir.

d)       Şefliklerde görevli personel kurumlar arası ilişkiler, yazışmalar yaparak Müdürlükler ve birimler arası koordinasyonu sağlar, evrakları niteliğine göre inceler ve sonuca ulaştırır.

 

 2) Diğer kuruluşlarla koordinasyon: Halkla İlişkiler Müdürlüğü, Valilik ve tüm Kamu Kurum ve Kuruluşları ile özel ve tüzel kişilerle yapacağı önemli yazışmalarını, sorumlu personel, Şef ve Müdürün parafı ile Belediye Başkanı ve/veya ilgili Başkan Yardımcısı imzası ile yürütülür.

 

 

BEŞİNCİ BÖLÜM

Denetim ve Disiplin

 

Müdürlük içi denetim

MADDE 12:

a) Personel en yakın amirinden başlayarak denetime tabi tutulur.

b)  Halkla İlişkiler Müdürü; Müdürlüğün tüm personelini her zaman gerek gördüğünde denetlemek ve ilgilileri yönlendirmek yetkisine sahiptir.

 

Personel Gölge Dosyaları

MADDE 13: (1) Özlük ve Sicil Dosyalarının önemi; Devlet Memurlarının liyakat ve ehliyetlerinin tespitinde, kademe ilerlemelerinde, derece yükselmelerinde, emekliye ayrılmalarında veya kamu hizmeti ile ilişkilerinin kesilmelerinde Özlük ve Sicil Dosyaları başlıca dayanaktır.

Bu nedenle;

a)          Halkla İlişkiler Müdürlüğünce Kurumda çalışan tüm personel için birer gölge özlük dosyası düzenlenir.

b)         Özlük dosyalarının muhteviyatı; Nüfus cüzdan örneği, öğrenim belgesi, askerlik belgesi, sağlık kurulu raporu, sabıka kaydı belgesi, sınav evraklarıyla göreve başlama onayından itibaren almış oldukları izin, rapor, performans değerlendirme formları, derece ve kademe ilerlemesi onayları ile diğer evraklardır.

 

Disiplin cezaları

MADDE 14: (1) Halkla İlişkiler Müdürlüğünde çalışan tüm personelle ilgili disiplin işlemlerini 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ile 4483 sayılı Memurlar ve Diğer Kamu Görevlilerinin Yargılanması Hakkında Kanun hükümlerine ve yürürlükteki ilgili diğer mevzuata uygun olarak yürütür.

 

 

 

 

 

ALTINCI BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

 

Yönetmelikte yer almayan hususlar

MADDE 15: (1) İş bu yönetmelikte yer almayan hususlarda yürürlükteki ilgili umumi hükümler çerçevesinde hareket edilir.

Yürürlük

MADDE 16: (1) Bu yönetmelik Belediye Meclisi tarafından onaylanmasını takiben 3011 sayılı kanun doğrultusunda ilan edildiği tarihte yürürlüğe girer.

Yürütme

MADDE 17: (1) Bu yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür.

 

SIRA NO

HİZMET ADI

HİZMET BAŞVURU YERİ

HİZMETİN TAMAMLANMA SÜRESİ (ENGEÇ SÜRE)

1

Bimer Başvurusu

Başbakanlık web sitesinden

15 İş Günü

2

Cimer Başvurusu

Cumhurbaşkanlığı web sitesinden

15 İş Günü

3

Bilgi Edinme

İç İşleri Bakanlığı web sitesinden

15 İş Günü